陜西會場布置特大型會議獎勵旅游團(tuán)隊的會場選擇放在酒店內(nèi)開的概率只有50%，按每人1.5至1.8平方米會議用地計算，酒店的會場面積必須達(dá)到1,500平方米以上。以上海為例，能擁有以上會場面積的酒店屈指可數(shù)。選擇在展覽館或其他露天平臺廣場搞這種活動更合適，但這會給會場的布展及各種會議設(shè)施的焊接帶來不少難題。因此大型活動布置會場也有不少需要注意的地方。
一般五星級酒店的會議設(shè)施及服務(wù)都很完善，會場所用的投影儀、白板、背景板、擴(kuò)音器、音響、話筒、主持臺，應(yīng)有盡有，許多酒店還配有專門跟蹤會議的營銷人員，隨時陪伴提供服務(wù)，提前進(jìn)場布展及會后撤展也都有專業(yè)人員服務(wù)，只要落實好會議期間的兩次茶歇及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、VIP貴賓的進(jìn)場專用通道及休息室就可以了。
如會議確定在展覽館或露天平臺開，則情況要復(fù)雜的多。首先要確認(rèn)這個展覽館或露天平臺必須要有足夠獨立的空間，不會受外界干擾；在露天平臺開會還要考慮天氣的因素，確保開會期間不會刮大風(fēng)或下雨，在確認(rèn)天氣后由專業(yè)會議搭建人員提前一天進(jìn)場布展，場地布置后必須由會務(wù)組人員24小時看守，其中露天的音響設(shè)備及電源調(diào)控尤為重要，音響太大影響周圍環(huán)境與氣氛，音響太低因露天原因又怕效果不佳，各種電源線必須要有專業(yè)人員掌控，開會前一天一般還會進(jìn)行節(jié)目彩排，與會人員進(jìn)場的順序都應(yīng)有圖表明細(xì)，與會注意事項及指示牌都應(yīng)置于進(jìn)會場的
主通道上，有些活動為了明示參會人員各部門或梯隊在會場中的位置，會場座位也可以以紅、藍(lán)、黃、綠、白的顏色來劃分，大家進(jìn)會場后對號入座即可。會后的撤展也是一個問題，現(xiàn)在各地都提倡綠色與環(huán)保，會議結(jié)束后應(yīng)主動帶走垃圾，除了會議注意事項中要求客人自帶外，會后還應(yīng)留下部分工作人員配合清掃場地。